Cómo pasar un extracto bancario de PDF a Excel (y comprobar que cuadra)

Antes de empezar: ¿tu banco ya te da Excel?

Muchos bancos dejan exportar los movimientos de la banca online a Excel o CSV. Si tienes acceso, es la vía más fiable. Convertir el PDF tiene sentido cuando:

• Solo tienes el PDF (te lo ha mandado un cliente, o es el extracto mensual que llega por correspondencia).
• Necesitas meses antiguos que la banca online ya no exporta.
• El extracto es de una cuenta de la que no tienes claves.

Opción 1: copiar y pegar

Seleccionas la tabla en el visor de PDF, copias y pegas en Excel. Funciona con extractos de una página y pocas filas. Con más, aparecen los problemas de siempre:

• Cada línea del PDF acaba en una celda, o todas las columnas en una sola.
• Los conceptos de dos líneas se convierten en dos filas.
• Los importes «1.234,56» se pegan como texto y no suman.
• Las cabeceras de cada página y los «suma y sigue» se cuelan entre los movimientos.

Para un extracto de 40 movimientos, limpiar todo eso lleva fácilmente 15-20 minutos, y el riesgo de dejarte una fila es real.

Opción 2: abrir el PDF con Word o con Excel

Word puede abrir un PDF y convertirlo en documento editable, y Excel (Datos › Obtener datos › Desde un archivo › Desde PDF, en Microsoft 365) puede extraer tablas. Con extractos bien maquetados da resultados decentes; con extractos que mezclan cabeceras, varias tablas por página o columnas sin líneas, la tabla sale troceada. Y ninguno de los dos comprueba los saldos.

Opción 3: un conversor de extractos bancarios

Un conversor específico entiende la estructura de un extracto: sabe qué es una fecha valor, une los conceptos de varias líneas, quita cabeceras y pies, y lee el formato numérico español. Lo que debes exigirle es que compruebe los saldos. Si no lo hace, estás en el mismo punto que copiando y pegando, solo que más rápido.

Extracta lee el PDF, comprueba cada saldo y te entrega un Excel con una hoja de movimientos y otra de resumen y verificación. Si una fila no cuadra, la señala con la diferencia exacta y no cobra esas páginas.

La comprobación que debes hacer siempre

Da igual el método. Antes de usar el Excel para contabilizar o conciliar, haz esta prueba. Son dos minutos.

1. Suma de importes. En una celda vacía: =SUMA(D2:D200) (la columna de importes, con cargos en negativo).
2. Saldo inicial + suma = saldo final. El saldo inicial es el «saldo anterior» del PDF. Si el resultado no es exactamente el saldo final del extracto, falta o sobra algo.
3. Comprobación fila a fila (si el extracto trae columna de saldo). En una columna nueva: =E2-E1-D2 para cada fila. Todas deben dar 0. La primera que no dé 0 es donde está el error.
4. Cuenta de movimientos. Compara el número de filas con el del PDF. Un cargo y un abono del mismo importe que falten se compensan en el saldo, pero no en el recuento.

Errores típicos y cómo detectarlos

Formato del Excel para el programa contable

Si el destino es un programa contable, piensa antes en qué formato lo importa. Casi todos aceptan Norma 43, que es más fiable que un Excel porque lleva saldos inicial y final que el programa comprueba. Si tu programa importa Excel o CSV (Holded, Quipu, Contasimple…), respeta exactamente las columnas de su plantilla: en Extracta eliges «¿Qué programa usas?» y el fichero sale con esas columnas.