Qué hacer cuando el cliente solo te manda el PDF del banco

Es la situación más común en una asesoría pequeña: el cliente no quiere dar acceso a su banca, no sabe sacar el Norma 43 y manda el extracto en PDF por correo o una foto por WhatsApp. Tienes tres caminos.

Actualizado el 18 de octubre de 2026.

Camino 1: enseñar al cliente a sacar el Norma 43

Si el cliente tiene banca de empresas, el Norma 43 suele estar disponible. Mándale instrucciones concretas para su banco (en cada página de banco explicamos cuándo lo ofrece). Funciona con clientes ordenados; con el resto, al tercer trimestre vuelves al PDF.

Camino 2: acceso por agregador bancario

Los agregadores (vía PSD2) conectan con el banco y descargan los movimientos automáticamente. Es cómodo cuando funciona, pero el cliente tiene que autorizar el acceso, renovarlo periódicamente, y no todos los bancos ni todas las cuentas están cubiertos. Y no sirve para histórico antiguo.

Camino 3: convertir el PDF con garantías

Aceptar el PDF y convertirlo es lo más realista. La condición es que la conversión sea fiable al céntimo, porque un extracto mal convertido cuesta más tiempo que teclearlo.

  1. Pide al cliente el PDF original del banco (descargado de la banca online), no una foto de la pantalla. El PDF original tiene el texto dentro y se convierte sin errores de lectura.
  2. Si solo tiene papel, una foto bien hecha o un escaneo sirve, pero hace falta OCR.
  3. Convierte y comprueba que cuadra: saldo inicial más movimientos igual a saldo final, fila a fila.
  4. Descarga el fichero en el formato de tu programa: Norma 43 para a3, Sage, ContaSOL u Odoo; CSV para Holded o Quipu.

Cómo pedirle los extractos al cliente (plantilla)

Un correo claro ahorra idas y vueltas:

Hola, [nombre]:

Para preparar el trimestre necesito los extractos de TODAS tus cuentas
del 1 de enero al 31 de marzo.

Lo mejor es el PDF que descargas de la banca online (Cuentas > Extractos).
No hace falta que me des claves ni acceso.

Cuentas que tengo registradas:
 - CaixaBank …1332
 - BBVA …8841

Si has abierto alguna cuenta nueva, mándamela también.

Gracias,
[firma]
Plantilla de petición de extractos.

Organizar los PDF que llegan

El problema no es solo convertir: es saber qué te falta. Con 40 clientes y 2 o 3 cuentas cada uno, son más de 300 extractos al trimestre. Un sistema mínimo:

  • Nombra los ficheros siempre igual: CLIENTE_BANCO_IBAN4_AAAAMM-AAAAMM. Extracta los descarga ya con ese nombre.
  • Lleva una tabla de clientes, cuentas y meses recibidos. O deja que la aplicación la lleve: Extracta reconoce la cuenta por el IBAN, la asigna al cliente y avisa de los meses que faltan.
  • Junta los meses del trimestre en un solo Norma 43 por cuenta antes de importar.

Privacidad: los extractos contienen datos personales de tus clientes. Si usas un conversor online, comprueba que procesa en la UE, borra los ficheros y te firma un contrato de encargado del tratamiento. Lo explicamos en la guía de RGPD.

Preguntas frecuentes

¿Una captura de pantalla de la banca online sirve?

Si se ven fecha, concepto, importe y saldo de todos los movimientos, sí, pero hace falta OCR y es más propenso a errores que el PDF original. Pide el PDF siempre que se pueda.

¿Y si el cliente manda el extracto en Excel?

Mejor todavía: si el Excel viene del banco, ya tiene los datos limpios. Solo hay que pasarlo al formato de tu programa.