Cómo pedir los extractos bancarios a tus clientes sin perseguirlos cada trimestre
En muchas asesorías, la parte más lenta del cierre trimestral no es contabilizar el banco: es conseguir los extractos. Un cliente los manda por WhatsApp, otro reenvía solo enero y febrero, otro los escanea torcidos. Aquí va un sistema para que lleguen completos y a tiempo, sin pasarte la semana escribiendo correos.
Por qué los extractos llegan tarde
Casi nunca es mala voluntad. El cliente no sabe exactamente qué necesitas, no sabe dónde se descarga el PDF en su banca online y, cuando por fin lo encuentra, no tiene claro a quién mandarlo ni por dónde. Cada una de esas dudas es un correo de ida y vuelta.
La solución pasa por quitarle trabajo al cliente, no por insistir más: decirle exactamente qué falta, darle un único sitio donde dejarlo y recordárselo sin que tengas que acordarte tú.
Qué pedir exactamente
- El extracto en PDF descargado de la banca online, no una captura de pantalla. Si solo tiene papel, una foto bien encuadrada vale.
- Todas las cuentas y tarjetas, aunque tengan poco movimiento. Una cuenta olvidada es la que descuadra el 572.
- Meses completos y seguidos. Mejor un PDF por mes que uno con los últimos 30 días: los cortes a mitad de mes complican comprobar que no falta nada.
- Sin contraseña, o con la contraseña por otra vía. Muchos bancos protegen el PDF con el DNI del titular.
Di qué falta, cuenta a cuenta
«Mándame los extractos del trimestre» genera dudas. «De tu cuenta de CaixaBank terminada en 1332 me faltan agosto y septiembre» no. Para poder escribir lo segundo necesitas saber, por cliente y por cuenta, qué meses tienes y cuáles no.
Puedes llevarlo en una hoja de cálculo con una fila por cuenta y una columna por mes. O dejar que lo haga el conversor: Extracta asigna cada extracto a su cliente por el IBAN, apunta el periodo que cubre y marca en ámbar los meses que faltan, sin que tengas que mantener nada a mano.
Un único sitio para dejar los extractos
El correo y el WhatsApp mezclan extractos con todo lo demás y obligan a alguien a descargarlos, renombrarlos y archivarlos. Lo que mejor funciona es un enlace por cliente donde suba los PDF o las fotos sin crear una cuenta ni recordar una contraseña.
En Extracta cada cliente tiene su enlace de subida. Al abrirlo ve qué extractos le faltan y los sube desde el ordenador o haciendo una foto con el móvil. Los extractos entran directamente en tu espacio, ya convertidos y con los saldos comprobados, y te avisamos por correo. Si un enlace se comparte con quien no debe, lo renuevas y el anterior deja de funcionar.
Recordatorios que se envían solos
Un recordatorio semanal, mientras falte algo, suele bastar. Lo importante es que sea concreto (qué cuenta y qué meses) y que lleve el enlace para subirlo en el momento. En cuanto llegan los extractos que faltan, el cliente deja de recibirlo.
En Extracta, el botón «Pedir lo que falta» envía al cliente un correo con los meses que faltan y su enlace. Si activas el recordatorio semanal, se repite cada siete días mientras falte algo. Los correos nunca llevan importes ni movimientos.
Y si lo mandan por correo de todas formas
Habrá clientes que sigan reenviando los PDF por correo. Con un buzón propio del despacho (por ejemplo, despacho@in.extracta.es), los adjuntos se convierten al llegar y, si el remitente es el correo de un cliente, se le asignan solos.
Lista rápida para el próximo trimestre
- Apunta el correo de cada cliente y qué cuentas tiene.
- Comprueba qué meses tienes ya de cada cuenta.
- Manda a cada cliente qué le falta, cuenta a cuenta, con un único enlace para subirlo.
- Deja un recordatorio semanal hasta que esté todo.
- Al recibirlos, comprueba que los saldos encadenan: el final de un mes es el inicial del siguiente.
Preguntas frecuentes
¿El cliente tiene que registrarse para subir los extractos?
No. Con su enlace sube los PDF o las fotos directamente. No ve movimientos ni importes, ni siquiera de lo que acaba de subir: solo si se ha recibido.
¿Qué ve el cliente en el correo de recordatorio?
El nombre del despacho, el banco y los cuatro últimos dígitos de cada cuenta, los meses que faltan y su enlace. Nunca importes ni movimientos.
¿Cuenta como consumo del plan lo que sube el cliente?
Sí, igual que si lo subieras tú, y con la misma regla: lo que no cuadra no se cobra.